Nous ajoutons constamment des clients de différents pays à notre base de clients, et The Scheiblhofer World à Andau, Autriche, en fait partie. Composée du vignoble Scheiblhofer, de l'hôtel de bien-être vinicole "The Resort" et du restaurant "The Quarter", cette entreprise familiale axée sur le vin a commencé à se développer progressivement avec une maison d'hôtes, un restaurant, puis un hôtel et un parc d'escalade.
Samuel Havel, responsable informatique chez The Scheiblhofer World, nous partage son point de vue : "MICE nous aide à gérer toutes les réservations pour les événements, les réunions, les mariages, l'escalade, le tir à l'arc et d'autres activités physiques dans un seul système. Avec une variété d'événements différents, le logiciel nous permet de superviser sans effort les opérations dans tous les départements, y compris l'équipe événementielle, la restauration, la cuisine, le fitness, les réservations, la réception et la planification de mariage."
La transition vers MICE Operations a été provoquée par les limitations de leur ancien système - obsolète, difficile d'utilisation et dépourvu d'outil basé sur le web. Les planificateurs d'événements étaient frustrés, et en mars 2023, Samuel a commencé à chercher en ligne un nouveau logiciel et a trouvé MICE Operations. Après une heure d'utilisation et de test de notre accès d'essai gratuit, il était déjà convaincu de l'efficacité pour tous les départements. Avant d'utiliser MICE, l'équipe événementielle devait passer des heures à rédiger des fiches de fonction, de nombreuses informations devaient être saisies à plusieurs reprises à différents endroits, et la mise à jour du nombre d'invités était très compliquée. Ils étaient vraiment mécontents de l'ancien système. Samuel a remarqué : "Après avoir montré aux autres départements les possibilités de MICE, tout le monde était enthousiaste !"
L'implémentation
Samuel a déclaré : "L'équipe événementielle et moi avons rassemblé toutes les informations pertinentes de chaque département. Grâce à mon expérience avec différents logiciels et à l'interface facile à utiliser de MICE, l'implémentation s'est déroulée sans accroc. C'est une bonne chose que nous ayons pu le faire nous-mêmes, car cela nous a permis d'apprendre à connaître le logiciel. Pendant l'implémentation, je pouvais discuter directement avec l'équipe d'assistance de MICE. Parfois, je n'étais pas tout à fait sûr que la configuration que j'avais faite était correcte, mais ils la vérifiaient pour moi, m'aidaient et me donnaient de meilleures suggestions. Parce que le système est si simple d'utilisation, l'implémentation est simple. Il y a aussi une base de connaissances en ligne, qui m'a beaucoup aidé."
Parce que le système est si simple d'utilisation, l'implémentation est simple.
Samuel Havel, responsable informatique chez The Scheiblhofer World
Samuel poursuit : "Après l'implémentation, j'ai organisé des sessions de formation pour chaque département pour leur apprendre comment utiliser MICE. Au début, les collègues ont du faire face à une courbe d'apprentissage, mais la transition du papier et des cahiers au système en ligne facile d'utilisation s'est avérée fructueuse. Les devis numériques complets de MICE, les vues de planification intuitives et la fonctionnalité d'e-mails harmonieux ont éliminé le besoin de feuilles de fonctions supplémentaires. La possibilité de remplacer les prix et les étiquettes pour les événements existants permet de gagner énormément de temps."
Scheiblhofer est une entreprise autrichienne dont la langue principale est l'allemand. Samuel cite : "La flexibilité de MICE en anglais et en allemand est parfaite pour nous. Nous avons également quelques collègues internationaux, donc il est facile de passer d'une langue à l'autre. Pour nos invités, c'est parfait que nous puissions envoyer nos devis en allemand et en anglais, selon le groupe et leurs préférences.
La flexibilité de MICE en anglais et en allemand est parfaite pour nous.
Samuel Havel, responsable informatique chez The Scheiblhofer World
"Un avantage supplémentaire pour tout le monde est que nous avons maintenant une prévision des événements à venir. Dans notre ancien système, nous avions seulement une vue calendrier et nous pouvions voir qu'un événement était prévu, par exemple, dans trois semaines, mais nous ne pouvions jamais voir tous les détails et informations supplémentaires. Nous devions conserver toutes les notes pour l'événement sur différentes feuilles de travail écrites. Maintenant, nous avons une prévision complète."
Après neuf mois d'utilisation de MICE, Samuel s'est dit satisfait des mises à jour constantes du logiciel et des nouvelles fonctionnalités. "Nous sommes super enthousiastes jusqu'à présent et avons hâte de poursuivre cette collaboration !"
Photos de Monika Nguyen
