DeFabrique évolue continuellement avec MICE comme principale 'logiciel tout-en-un'.

DeFabrique est une ancienne usine d'aliments pour animaux de plus de 100 ans. Le site est utilisé comme lieu d'événement depuis 2001 et se compose de 21 entrepôts, silos et halls. Le lieu peut accueillir jusqu'à 3500 visiteurs. Chaque année, DeFabrique organise environ 300 événements (professionnels), tels que des conférences, des fêtes, des salons, des lancements de produits, etc.

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À la recherche d'un 'logiciel tout-en-un' 

En 2020, la recherche d'une amélioration des systèmes utilisés à l'époque a commencé. La chef de projet Esmee Veldman déclare : “Chaque département travaillait avec un système différent. L'idée était que tous ces systèmes distincts finiraient par communiquer entre eux, mais ce n'était ni possible ni financièrement réalisable. Le problème était donc que nous avions beaucoup d'informations à des endroits différents. À chaque transfert, nous devions traiter à nouveau les mêmes informations dans les différents systèmes. Cela prenait du temps et était source d'erreurs. Nous n'avions pas toutes les informations au même endroit, alors où allions nous chercher nos chiffres et nos données ? Les données étaient différentes d'un système à l'autre."

C'est pourquoi ils ont cherché une entreprise capable de proposer des solutions sur mesure. “MICE Operations s'est avérée très compétente dans ce domaine”, a déclarée Esmee. “Ils nous ont offert une solution très précise, mais nous ont aussi donné la possibilité de collaborer avec eux sur les options”

Implémentation

Ils ont également participé à la résolution du problème d'integration. “Nous ne pouvions pas continuer avec des systèmes différents, si bien que vous finissez par changer complètement de système d'un jour à l'autre”, explique Esmee. “Comme nous utilisions auparavant un grand nombre de systèmes différents, nous avons d'abord examiné les fonctionnalités de nos anciens systèmes que nous considérions comme indispensables pour notre nouveau logiciel. Avec un groupe de collègues sélectionnés, nous avons effectué le travail préparatoire. Enfin, nous avons formé toute l'équipe et sommes passés à MICE en deux semaines.”

Environ cinquante employés de DeFabrique travaillent actuellement avec MICE ; ce sont tous sont des types d'utilisateurs différents. Esmee explique : “Notre département des ventes et de la production d'événements prépare le terrain pour un événement. Il se coordonne avec le client pour déterminer l'aspect final de l'événement. De plus, nous avons des personnes s'occupant de l'approvisionnement et de la planification, et enfin, il y a de nombreux collègues qui doivent principalement être capables de lire un itinéraire précis.” Chacun travaille donc avec le logiciel de manière différente. Esmee a déclaré : “Apprendre à travailler avec MICE se déroule bien. Chacun doit bien sûr trouver sa propre méthode, mais dans l'ensemble, cela se passe très bien. C'est très clair et facile d'utilisation. MICE est vraiment un système qui réfléchit pour vous.”

Lorsque Marleen van der Hoek a rejoint DeFabrique en tant que chef d'équipe des ventes et de la production d'événements en 2019, son premier défi a également été le grand nombre de systèmes différents. “Ce sont certainement de bons logiciels, mais le fait qu'ils ne soient pas intégrés engendrait un surcroît de travail, ce qui était parfois frustrant. Après le passage à MICE, tout est devenu beaucoup plus simple. Nous avons créé un flux de travail que tout le monde peut utiliser. Si l'un de nos employés est absent, en congé ou malade, nous pouvons continuer : Toutes les informations sont sur MICE. Nous n'avons plus besoin de chercher le statut d'un événement dans la boîte de réception d'un collègue, mais nous nous sommes assurés que tout est disponible sur MICE. Cela rend MICE vraiment précieux pour nous.”

Selon Marleen, un autre avantage considérable est la possibilité de créer des devis avec MICE. Elle déclare : “Le devis numérique fonctionne bien pour nos clients et est également très esthétique. De plus, nous pouvons personnaliser le devis pour nos différents types d'événements. Par exemple, le devis pour une fête est différent de celui d'une conférence. En quelques minutes, nous pouvons envoyer à nos clients un devis numérique et personnalisé.”

Collaboration et personnalisation

“Si nous avons des incertitudes ou des problèmes mineurs dans l'utilisation quotidienne de MICE, nous contactons toujours directement le service d'assistance de MICE. La réponse à ces questions est toujours rapide via le chat, ce qui nous permet de nous remettre immédiatement au travail. Pour les problèmes plus importants tels que les fonctionnalités supplémentaires du système nous collaborons avec MICE Operations. Les solutions sont étudiées en profondeur. En tant que clients, sommes vraiment pris au sérieux. C'est un processus continu qui ne cesse de progresser.”