Meetables est une plateforme avec 23 lieux haut de gamme. Meetables exploite, conseille et contribue activement à la croissance d'une sélection de centres de conférence dans la région d'Amsterdam, Utrecht et Rotterdam. Meetables existe depuis 2012.
Jacintha Ruppert, associée gérante chez Meetables, a commencé avec un lieu de conférence. Ce lieu a si bien fonctionné que, peu de temps après, deux autres lieux ont été ajoutés. La collaboration entre ces différents lieux a donné naissance à Meetables. Très vite, le besoin s'est fait sentir de disposer d'informations plus spécifiques à chaque lieu et d'un aperçu unifié.
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Je ne peux que dire que MICE vous apporte beaucoup. Non seulement en termes de ventes supplémentaires et de professionnalisme, mais aussi littéralement en terme de temps et donc d'argent.
Mickey Dekker, Associée gérante de Meetables
Pour ces lieux haut de gamme, il y a des piliers qui sont des conditions préalables importantes pour rejoindre Meetables. Comme l'explique Mickey Dekker : "Nous tenons toujours compte de l'accessibilité du lieu : Est-il facile à atteindre, les gens peuvent-ils se garer facilement ? Mais surtout, quelle est la qualité des lieux ? Comment est l'accueil et le confort ? Qu'en est-il de la qualité de la nourriture et des boissons ? De plus, la satisfaction du client et l'organisation de l'événement sont tout aussi cruciales." Lorsqu'un lieu répond à toutes ces conditions, il peut devenir un lieu Meetables.
Transition vers MICE
Meetables a connu une forte croissance ces dernières années. "Les lieux Meetables ne sont pas en concurrence, mais se renforcent mutuellement. Nous le faisons vraiment ensemble", déclare Mickey. Actuellement, Meetables dispose d'une base de données d'environ 5000 à 6000 clients potentiels.
Meetables a déjà travaillé avec d'autres logiciels, mais cela ne fonctionnait pas toujours de manière optimale. "Surtout pour les petits lieux qui font partie de Meetables, les anciens systèmes étaient parfois trop complexes ou trop chers," ajoute Jacintha. "En fin de compte, nous sommes tombés sur MICE fin 2018 et avons décidé en 2019 de passer progressivement à MICE."
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Avec le module Administrateur, les lieux n'ont pas accès aux données des un et des autres. Toutefois, nous partageons intentionnellement la base de données des clients.
Jacintha Ruppert, Propriétaire de Meetables
Aperçu central avec un compte Administrateur
Jacintha : "Une des principales raisons de ce changement était la structure dite "Cockpit" qu'offre MICE. Elle nous permet d'avoir une vue d'ensemble centralisée de tout ce qui se passe sur chaque site et de comprendre rapidement la disponibilité des lieux raccordés. De plus, il est possible de demander facilement de beaux devis numériques, où nous pouvons ajouter nos propres photos. Cela donne immédiatement un aperçu de l'endroit à nos clients, ce qui est très essentiel pour nous."
Implémentation fluide
Lorsqu'un lieu de conférence rejoint Meetables, il a immédiatement accès à MICE. Chaque salle de conférences Meetables a accès au logiciel. Mickey Dekker, associée gérante chez Meetables, explique : "Nous mettons en place la configuration de base pour eux. Ensuite, le lieu reçoit une démo de MICE. Cependant, chez Meetables, nous sommes également disponibles en arrière-plan pour les questions et l'assistance."
Wendy ajoute : "Ensemble, nous analysons comment un lieu peut utiliser MICE de la manière la plus efficace possible. Nous examinons tout le flux de travail d'un lieu, de la demande de devis à la facturation."
En tant que responsable de site chez 12Gather, j'ai pu commencer à utiliser le logiciel en un rien de temps. Cela montre vraiment à quel point il est facile à utiliser
Helma van Heerikhuize, Responsable de site chez 12Gather
Un bon exemple en est le centre de conférence 12Gather à Ankeveen. 12Gather à rejoint Meetables en juin 2022. Ce qui rend cet endroit unique, c'est qu'il s'agit d'un bâtiment circulaire, ce qui est très intéressant pour des événements axés sur le team building, par exemple.
Un ton de voix pour tous les lieux
Actuellement, 23 lieux Meetables travaillent dans l'environnement MICE. "Lorsque nous configurons partiellement MICE, Meetables peut également établir un certain ton de voix", explique Mickey. "Bien sûr, chaque lieu a toujours son empreinte, mais il est reste reconnaissable en tant que site Meetables, et c'est important pour nous. Cette possibilité est pour nous un atout majeur de MICE."
Nous pouvons tout obtenir à partir d'un système. Pensez par exemple aux listes de cuisine ou aux commandes pour un fournisseur externe.
Wendy Verheul, Consultante en site chez Rencontres
Principaux avantages
"L'aperçu est le plus grand avantage pour nous. Nous pouvons voir en un coup d'œil quels lieux sont disponibles et lesquels ne le sont pas," déclare Mickey. "De plus, nos lieux peuvent tout gérer à partir d'un seul système. Par exemple, les listes de cuisine ou les commandes pour les parties externes. Vous ne devez plus saisir les commandes séparément pour votre traiteur. Si vous les saisissez correctement dans le système, vous les filtrez et les envoyez directement. Cela économise beaucoup de temps et évite les erreurs."
Ce n'est pas tout : "La vue d'ensemble des messages fonctionne également à merveille," déclare Mickey. "Elle a récemment été mise à jour et fonctionne maintenant encore mieux. Par exemple, il est génial que les messages soient liés à vos événements. Vous n'avez plus besoin de passer d'Outlook à votre calendrier, votre emploi du temps ou quoi que ce soit d'autre. Cela rend MICE très facile d'utilisation."
Investissement intelligente
Wendy : "Si vous êtes un établissement bien établi et que vous constatez que la création de devis prend trop de temps, alors MICE est vraiment un très bon investissement. Ce logiciel vous fait gagner tellement de temps ! Cela ne s'applique pas seulement au processus de devis, mais aussi aux processus de facturation ; si vous devez gérer tout cela manuellement et calculer le temps que vous y consacrez, MICE vous aidera énormément. Non seulement en termes de ventes supplémentaires et d'apparence professionnelle, mais aussi, littéralement en terme de temps et donc d'argent."
