Sinds de oprichting in 2021 is Utrechtse Horeca Groep uitgegroeid tot een veelzijdige speler in de horeca en evenementenbranche, met iconische locaties zoals Dengh en HAL22. En ze zitten niet stil: er staat al een nieuwe locatie op de planning — een volgende stap in hun toekomstambities.
Met meerdere locaties en uiteenlopende doelgroepen is het voor Utrechtse Horeca Groep essentieel alles soepel te laten verlopen. Daarvoor hadden ze een systeem nodig dat meebeweegt met hun groei en ambities. “In het begin werkten we met een ander systeem, maar dat was niet flexibel genoeg voor ons,” vertelt Karlijn, sales- & marketingmanager bij Utrechtse Horeca Groep. “Toen we in 2021 de overstap naar MICE maakten, was meteen duidelijk dat we eindelijk alles konden doen wat we wilden. De koppeling met ons personeelsplanningsprogramma was heel erg fijn. En de mogelijkheid om het systeem volledig aan te passen aan onze eigen stijl en werkwijze, dat maakte MICE voor ons een gamechanger.”
De tekst gaat verder onder de foto. ⤵️
Eén groep, veel verschillende doelgroepen
Elke locatie binnen Utrechtse Horeca Groep heeft een eigen karakter en trekt een ander publiek. “Dengh bestaat het langst en heeft de meest diverse doelgroep,” vertelt Karlijn. “Het is een restaurant waar buurtbewoners graag komen, maar we organiseren er ook zo’n 70 bruiloften per jaar.”
Bij HAL22 is de dynamiek weer compleet anders. “HAL22 is een wereld op zich met een gym, meeting rooms voor zakelijke bijeenkomsten, bowlingbanen en padelbanen. Die locatie trekt echt mensen uit de hele omgeving.”
In de Utrechtse binnenstad trekken Club Claar en Bar Basta een jonger publiek, waaronder veel dagjesmensen. En dan is er nog Kortjak, net buiten de stad, waar de sfeer juist landelijk en dorps is. “Het mooie is dat alle locaties hun eigen vibe en doelgroep hebben, maar dat we met MICE makkelijk alles vanuit één systeem kunnen managen,” vat Karlijn mooi samen.
Aanvragen krijgen we nu netjes gebundeld binnen. Zo hebben we altijd de juiste gegevens. En voor gasten is het heel makkelijk dat ze direct een overzichtelijke offerte ontvangen.
Karlijn, sales & marketing manager
Alles overzichtelijk gebundeld in één systeem
De overstap naar MICE heeft de werkwijze van Utrechtse Horeca Groep flink veranderd. De aanvraagmodule op de verschillende websites maakt het plannen van bruiloften, zakelijke evenementen en groepsarrangementen veel soepeler. “Eerst verwerkten we aanvragen via telefoon en e-mail, maar nu krijgen we alle informatie gebundeld binnen,” vertelt Karlijn. “Het zorgt ervoor dat we altijd de juiste gegevens hebben. En voor gasten is het heel makkelijk dat ze hun wensen kunnen invullen en direct een overzichtelijke offerte ontvangen. Geen ingewikkelde formulieren of wachten op reactie — het werkt nu zoveel efficiënter!”
Niet alleen de aanvraagmodule, maar ook andere functies in MICE dragen bij aan een soepelere manier van werken, zoals de gebruikersrollen. Omdat Utrechtse Horeca Groep meerdere locaties beheert, is het belangrijk dat het team flexibel kan inspelen op wijzigingen. “We hebben vier sales- en eventmanagers, verdeeld over de verschillende locaties. Als iemand ziek is, kan een ander het werk makkelijk overnemen. Alles is terug te vinden in MICE, dus je hoeft niet in iemands mailbox te duiken om informatie te vinden,” legt Karlijn uit. De wekelijkse ‘sheetmeeting’ helpt hier ook bij. “Tijdens die meeting dragen de salesmanagers alles over aan de locatiemanager, chef en shiftleaders. Voor de keuken printen we de documenten uit en de bediening heeft alles digitaal bij de hand. Dat maakt het werk voor iedereen een stuk praktischer.”
Ook maakt Utrechtse Horeca Groep gebruik van het cockpit-account. Hiermee kunnen ze belangrijke rapportages makkelijk delen met het team en de prestaties van de verschillende locaties volgen. Deze functie biedt niet alleen meer inzicht, maar bespaart ook tijd, door alles snel toegankelijk te maken, zonder gedoe met losse documenten of ingewikkelde systemen.
Als we in de toekomst meer nieuwe locaties openen, dan kan ik nu al zeggen dat we MICE 100% zullen inzetten om alles soepel te laten verlopen
Karlijn, sales & marketing manager
Blik op de toekomst
Hoe de toekomst er voor Utrechtse Horeca Groep met MICE uitziet? “Voor nu ligt de focus op de bestaande locaties, met een nieuwe locatie die we later dit jaar willen toevoegen,” vertelt Karlijn. Maar ze zitten niet stil. “Als we in de toekomst meer nieuwe locaties openen, dan kan ik nu al zeggen dat we MICE 100% zullen inzetten om alles soepel te laten verlopen. Iedereen kan overal makkelijk bij en het systeem is super intuïtief. Het systeem groeit echt met ons mee, en dat werkt gewoon heel prettig.”
