PRIVACYVERKLARING MICE OPERATIONS B.V.
Artikel 1. Inleiding
“Wij”, “ons” of “onze” betekent de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid “MICE Operations B.V.”, gevestigd aan het Saksen Weimarplein 6 te (4818 LD) te Breda (kvk: 61737380) (hierna: “MICE Operations”).
Onze websites www.miceoperations.com en jobs.miceoperations.com (hierna: “Website(s)”) is eigendom van MICE Operations en wordt beheerd en gehost door BEER N TEA B.V., statutair gevestigd en kantoorhoudende aan het Saksen Weimarplein 6 (4818 LD) te Breda.
In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe wij omgaan met de verwerking van (uw) persoonsgegevens in het kader van uw bezoek aan onze Website en de subdomeinen daarvan (hierna: “Privacy Verklaring”). Wij verzoeken u deze Privacy Verklaring goed door te nemen. Voor de verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot onze dienstverlening verwijzen wij naar de overeenkomst die u met ons gesloten heeft.
MICE Operations heeft uw privacy hoog in het vaandel staan en wij verwerken uw persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”).
Heeft u vragen, opmerkingen of klachten naar aanleiding van het lezen van deze Privacy Verklaring? Of wilt u weten welke persoonsgegevens MICE Operations van u heeft, of wilt u deze laten verwijderen of overdragen? Stuur dan uw verzoek naar: info@miceoperations.com.
Artikel 2. Gegevens die wij verwerken van de bezoekers van onze Website(s)
Door MICE Operations worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:
a. Persoonlijke informatie: uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en overige persoonsgegevens die door u actief aan ons worden verstrekt in een sollicitatieprocedure, bijvoorbeeld uw CV, motivatiebrief of e-mailbericht met daarin persoonsgegevens. Daarnaast verwerken wij persoonlijke informatie voor het aanmaken van een (proef)account op onze Website zoals uw voor- en achternaam, land van herkomst, gebruikersnaam, e-mailadres en telefoonnummer.
b. Contactgegevens: indien u gebruik maakt van een contactformulier op onze Website, dan wordt u gevraagd de volgende informatie te verstrekken: voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer. Indien u gebruik maakt van ons chatsysteem, wordt u gevraagd uw e-mailadres te verstrekken. Daarnaast verwerken wij via het contactformulier en het chat systeem tevens de persoonsgegevens die u zelf invult in het vrije vak/in de chatberichten die u stuurt (gelieve hier geen gevoelige informatie te gebruiken). Dit is informatie die actief door u wordt verstrekt.
c. Gebruiksinformatie: wij verwerken persoonsgegevens met betrekking tot uw gebruik van onze Website(s): IP-adres, toestel ID en type, verwijzingsbron, taalinstellingen, browser type, operating system, geografische locatie, duur van het bezoek, bezochte pagina, of informatie betreffende de timing, frequentie en het patroon van uw bezoek. Deze informatie wordt automatisch verzameld door uw gebruik van de Website(s). In het geval dat dergelijke gebruiksinformatie geanonimiseerd is (en dus niet herleidbaar is tot u als natuurlijk persoon), dan valt de betreffende informatie niet onder deze Privacy Verklaring.
d. Persoonsgegevens die verzameld worden via sociale media kanalen: wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer er via de plug-in waarop u klikt een directe verbinding wordt gemaakt tussen uw browser en de sociale media kanalen Instagram, LinkedIn en/of YouTube. Deze plug-ins verzamelen uw user ID, het feit dat u onze Website heeft bezocht, alsook de dag en het uur van uw bezoek aan onze Website en andere browser gerelateerde informatie.
Artikel 3: Met welke doelen verwerken we uw persoonsgegevens?
1. De persoonsgegevens die wij via onze Website(s) verzamelen worden uitsluitend gebruikt voor de doelen waarvoor deze zijn verstrekt, namelijk:
a. Persoonlijke informatie en contactgegevens: om u op de hoogte te houden van ontwikkelingen en updates omtrent (het aanbod van) MICE Operations door het toezenden van een (nieuws)brief;
b. Persoonlijke informatie en contactgegevens: om contact met u op te nemen indien u ons telefonisch of per e-mail heeft benaderd met een vraag of verzoek;
c. Persoonlijke informatie en contactgegevens: om een (proef)account aan te maken voor onze Website;
d. Persoonlijke informatie en contactgegevens: om u verder op de hoogte te houden van de stand van zaken m.b.t. uw sollicitatie indien u ons een open sollicitatie opstuurt of indien u reageert op een vacature;
e. Persoonlijke informatie en contactgegevens: (indien uw sollicitatie niet direct wordt geselecteerd) het bewaren van deze persoonsgegevens voor eventuele toekomstige vacatures, indien uw profiel past bij de werkzaamheden van deze verbonden onderneming.
f. Contactgegevens: om te antwoorden op uw verzoek indien u gebruik maakt van een contactformulier (zoals het contactformulier om een afspraak te maken of een online demonstratie aan te vragen) of het chat systeem op onze Website.
g. Gebruiksinformatie: voor het ondersteunen van de Website(s) en om uw gebruikservaring op onze Website(s) te verbeteren. Dit doel strekt zich uit tot het monitoren van de veiligheid, beschikbaarheid, gezondheid en het (prestatie)vermogen van onze Website(s);
h. Persoonsgegevens die verzameld worden via sociale media kanalen: om meer zichtbaarheid te creëren voor onze sociale media kanalen, u gemakkelijk door te kunnen schakelen naar onze sociale media kanalen en u de mogelijkheid te geven om onze content te delen op uw sociale media kanalen. In het kader hiervan worden persoonsgegevens doorgegeven aan de betreffende sociale media kanalen. Meer informatie hierover vindt u onder Artikel 7 van deze Privacy Verklaring;
i. Alle categorieën persoonsgegevens: om de toegekende rechten op basis van de toepasselijke wetgeving af te dwingen of na te leven (zoals het instellen van een juridische procedure, het verdedigen tegen een juridische procedure of voor bewijsredenen) indien nodig. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de verplichting om een deugdelijke administratie te voeren (facturatie).
2. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:
a. Uw toestemming.
b. Ons gerechtvaardigd belang om o.a.:
i. te reageren op uw verzoeken aan ons via e-mail, telefonisch, via een contactformulier of het chat systeem op onze Website(s) of om te reageren op uw sollicitatie;
ii. een betere dienstverlening op onze Website(s) aan te kunnen bieden en om uw gebruikservaring te verbeteren;
iii. u op de hoogte te houden van gelijkwaardige diensten en aanbiedingen die voor u relevant zijn, wanneer u eerder in contact met ons bent geweest over een vacature of onze dienstverlening.
c. de noodzakelijkheid om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust indien sprake is van verwerking van Persoonsgegevens in de zin van Artikel 3 lid 1 i van deze Privacy Verklaring.
Artikel 4: Hoe lang bewaren wij de persoonsgegevens?
1. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is om een specifiek doel te behartigen. Daarbij heeft MICE Operations de volgende termijnen vastgesteld:
a. indien de persoonsgegevens die u verstrekt via het contactformulier, het chat systeem, telefonisch of via e-mail ertoe leiden dat we een samenwerking met u zullen aangaan, dan zullen uw persoonsgegevens worden bewaard zoals bepaald in de overeenkomst die met u wordt gesloten. Indien uw verzoek wordt beantwoord, en hieraan voor het overige geen verder gevolg wordt gegeven, dan zullen wij uw persoonsgegevens maximaal na één jaar verwijderen en niet langer bewaren.
b. indien uw persoonsgegevens worden gebruikt met het oog op het ondersteunen van onze Website(s), zullen deze persoonsgegevens niet langer worden gebruikt dan zoals bepaald in de Cookie Verklaring (Artikel 7 van de Privacy Verklaring);
c. indien uw persoonsgegevens worden gebruikt in het kader van uw sollicitatie, dan kunnen wij - indien wij zouden beslissen om geen dienstverband met u aan te gaan - uw persoonsgegevens bijhouden voor een periode van vier weken om u eventueel alsnog te contacteren indien er een vacature vrijkomt. Met uw toestemming kunnen we uw persoonsgegevens voor een periode van één jaar bewaren voor dit doeleinde. De reden hiervoor is dat uw specifieke profiel of kennis in de toekomst interessant blijft voor MICE Operations in het kader van toekomstige vacatures.
d. indien uw persoonsgegevens worden verwerkt om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zullen deze persoonsgegevens niet langer worden bijgehouden dan zoals bepaald wordt in, en in overeenstemming is met de desbetreffende toepasselijke wetgeving.
Artikel 5: Uw rechten
1. Ten aanzien van uw persoonsgegevens heeft u het recht:
a. om uw persoonsgegevens alsook bepaalde aanvullende informatie omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens zoals neergelegd in deze Privacy Verklaring in te zien en een kopie van uw persoonsgegevens op te vragen;
b. tot rectificatie van uw persoonsgegevens;
c. het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
d. het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van (bepaalde) persoonsgegevens;
e. een verzoek te doen uw persoonsgegevens te laten verwijderen;
f. een verzoek te doen uw persoonsgegevens over te dragen aan een derde; en
g. indien de rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens toestemming is, heeft u te allen tijde het recht om uw toestemming in te trekken.
2. Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, doet u dit door het verzenden van uw verzoek naar: info@miceoperations.com. We trachten zonder onredelijke vertraging, maar in elk geval binnen een termijn van één maand na ontvangst van uw verzoek, op uw verzoek te reageren. Indien wij niet in de mogelijkheid verkeren om binnen voornoemde termijn van één maand te reageren en de termijn wensen te verlengen, of indien wij geen gevolg zullen geven aan uw verzoek, zullen wij u daarvan binnen één maand in kennis stellen
Artikel 6: Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
1. MICE Operations zal uw persoonsgegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit nodig is ten behoeve van onze gerechtvaardigde professionele en zakelijke doeleinden, om aan verzoeken van bezoekers te voldoen en/of als dit wettelijk of op grond van beroepsvoorschriften verplicht of toegestaan is. Hieronder valt onder meer:
a. Gebruiksinformatie: Wij doen beroep op dienstverleners om de Website(s) te ondersteunen en te beheren. In het kader van de ondersteuning en het beheer hebben deze dienstverleners mogelijk toegang tot uw persoonsgegevens die worden opgeslagen op de servers van dergelijke dienstverleners of in bepaalde toepassingen, maar enkel en alleen indien dit nodig is om de Website(s) te ondersteunen of te beheren.
b. Alle persoonsgegevens: Wij zijn mogelijk genoodzaakt uw persoonsgegevens te verstrekken aan derde partijen teneinde te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
2. Onze websites kunnen links bevatten naar websites van derden, die een ander privacy- en cookiebeleid kunnen hebben dan wij. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het verzamelen, verwerken of openbaar maken van persoonlijke gegevens die via dergelijke andere websites zijn verzameld. Wij raden u aan de privacy verklaringen te bekijken van de andere websites die u via onze website kunt bezoeken.
3. In sommige gevallen zal MICE Operations persoonsgegevens doorgeven aan externe bedrijven buiten de EER die met ons of namens ons werken voor de doeleinden die in deze Privacy Verklaring en, indien van toepassing, een specifieke privacy verklaring worden beschreven, bijvoorbeeld indien u gebruik maakt van ons chat systeem op onze Website(s). MICE Operations kan ook persoonsgegevens buiten de EER opslaan. In dit geval blijven uw persoonsgegevens beschermd door middel van contracten die we hebben gesloten met de betreffende organisaties buiten de EER die passende maatregelen bevatten om de doorgifte naar deze derde landen te beschermen, bijvoorbeeld de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardclausules voor gegevensbescherming.
Artikel 7: Cookies
1. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij uw bezoek aan onze Website(s) automatisch op uw computer, tablet of mobiele telefoon worden geplaatst. Soortgelijke technologieën kunnen pixels, bakens, tags, ingesloten scripts, plug-ins voor sociale media of andere tracers of andere soortgelijke technologieën zijn. Deze trackingtechnologieën worden vaak samen met cookies gebruikt, maar kunnen op een andere manier worden opgeslagen. Onze Website(s) maakt/maken gebruik van cookies en soortgelijke trackingtechnologieën (hierna: gezamenlijk “Cookies” genoemd) om gebruikerservaringen efficiënter te maken, onze Websites te optimaliseren en websiteverkeer te analyseren. Met cookies kunnen gegevens worden verzameld om persoonlijk surfgedrag te analyseren, u en uw voorkeuren te onthouden en onze Diensten te personaliseren.
2. We kunnen gebruik maken van de volgende categorieën cookies:
- Strikt noodzakelijk cookies: Deze cookies zijn noodzakelijk voor het functioneren van de Website(s). In de meeste gevallen worden deze cookies alleen gebruikt naar aanleiding van handelingen van uw kant die een verzoek om diensten betreffen, zoals het instellen van uw privacyvoorkeuren, inloggen of het invullen van formulieren. U kunt uw browser instellen om deze cookies te blokkeren of om u voor deze cookies te waarschuwen, maar sommige delen van de website zullen dan niet werken.
- Functionele cookies: Functionele cookies stellen de website in staat om een verbeterde functionaliteit, gebruikerservaring en personalisatie te bieden, en kunnen worden ingesteld door ons of door externe providers waarvan we diensten aan onze pagina's hebben toegevoegd. Als u deze cookies niet accepteert, kan dit uw gebruikservaring van onze Websites beïnvloeden.
- Prestatiecookies: Prestatiecookies worden gebruikt om gegevens te verzamelen om de werking (prestaties) van onze Websites te verbeteren.
- Advertentiecookies: Doelgroepgerichte cookies kunnen worden toegepast om inzichten te verzamelen zodat we gepersonaliseerde inhoud en reclame op onze en andere websites kunnen verstrekken.
Volgens de wet mogen wij Cookies op uw apparaat opslaan als ze strikt noodzakelijk zijn voor het gebruik van de site. Voor andere soorten Cookies (prestatiecookies, functionele cookies en advertentiecookies) hebben we uw toestemming nodig. Via het pop-up venster op onze Website(s) vragen wij dan ook uw toestemming, die u elk moment kunt wijzigen of intrekken via ditzelfde venster of via de cookie-instellingen van uw browser.
Via de volgende link vindt u een lijst met de verschillende soorten Cookies die op onze website worden gebruikt: Zie ons cookie statement
3. We maken gebruik van de diensten van derden, waaronder Google, voor onze eigen marketingdoeleinden en om advertenties aan te bieden (waaronder op interesses gebaseerde reclame), en deze derden kunnen ook Cookies gebruiken voor deze doeleinden en om bezoekers op onze Website(s) en elders op het internet te volgen. Derden als Google kunnen deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover derden de informatie namens hen verwerken. Hierop hebben wij geen invloed. Als u het gebruik van Cookies of apparaat-identifcators door Google wilt uitschakelen, kunt u naar de advertentie-instellingen van Google gaan of naar de afmeldingspagina van het Google Marketing Platform.
4. Onze Website(s) bevat(ten) de plug-ins van bepaalde sociale media kanalen waardoor Persoonsgegevens, zoals vermeld onder Artikel 2.3. h) van deze Privacy Verklaring, worden verwerkt en doorgezonden aan deze sociale media kanalen. Wij stellen dan ook, samen met de sociale media kanalen, het doel en de middelen vast van deze verwerking van persoonsgegevens, die enkel en alleen bestaat uit het verzamelen en door middel van doorzending verstrekken van uw persoonsgegevens aan deze sociale media kanalen. Voor de verwerking van persoonsgegevens na de doorgifte, is uitsluitend het relevante sociale media kanaal verantwoordelijk. Bij het gebruik van de plug-ins op onze Website(s) dient u zich ervan bewust te zijn dat uw persoonsgegevens naar ontvangers buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden doorgestuurd. Voor meer informatie hieromtrent verwijzen we naar de privacy verklaringen van de social media kanalen gelinkt aan deze plug-ins.
Artikel 8: Beveiliging
1. MICE Operations heeft zowel technische als organisatorische maatregelen getroffen om uw Persoonsgegevens te beveiligen en te beschermen te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking of ongeoorloofde toegang. MICE Operations voldoet aan alle eisen van de ISO 27001 certificering.
Artikel 9: Wijzigen van de Privacy Verklaring
1. Van tijd tot tijd kunnen wij wijzigingen aanbrengen aan deze Privacy Verklaring. De meest recente versie van de Privacy Verklaring kan altijd worden geraadpleegd op onze Website www.miceoperations.com.
Versie: 18 april 2024