Restaurant & evenementenlocatie Vergulden Eenhoorn is een monumentale stadsboerderij in het centrum van Amsterdam. Op een unieke locatie met veel groen en een grote tuin organiseren ze diverse evenementen. Daarnaast is er de Hooiberg, een aparte ruimte die te huur is, en het bijbehorende boetiekhotel met vier kamers.
In MICE Operations heeft Vergulden Eenhoorn de oplossing gevonden om de organisatie van hun evenementen, vergaderingen en bruiloften te stroomlijnen. Voorheen werkten ze met verschillende programma’s, wat voor veel administratieve rompslomp zorgde. “We waren op zoek naar iets gestructureerders dat alles op één plek zou samenbrengen”, aldus Guido, manager van de Sales-afdeling. “Dat werkt met MICE heel fijn.”
Door het gebruik van MICE hebben we veel processen geautomatiseerd, dit scheelt ons veel tijd. Die tijd houden we nu over voor onze gasten.
Guido, salesmanager bij Vergulden Eenhoorn
Van administratieve chaos naar efficiëntie
Voorheen was het organiseren van evenementen een stuk omslachtiger. “Voordat we met MICE begonnen, liepen we er tegenaan dat we minder efficiënt werkten dan we zouden willen,” vertelt Guido. “We kregen aanvragen op allerlei manieren binnen; via mail, onze brochure of telefoontjes. Het gebeurde geregeld dat er te veel contactmomenten nodig waren om behoeftes van onze klanten in kaart te hebben.”
MICE Operations heeft hier verandering in gebracht. “Alles is nu gecentraliseerd en gestructureerd,” zegt Guido. “We kunnen eenvoudig offertes maken, reserveringen beheren, gastenlijsten opstellen en facturen versturen. Dit bespaart ons enorm veel tijd.”
Bobbe, restaurant- en eventmanager bij Vergulden Eenhoorn, vult aan: “We krijgen veel gasten in de zaak die iets willen reserveren. Door MICE kunnen we nu heel gemakkelijk via de aanvraagmodule op onze website laten zien wat we aanbieden. Zo kan de gast alle opties die we bieden al zien, een offerte aanvragen en reserveren. Het is heel gebruiksvriendelijk voor de gasten.”
Door de aanvraagmodule kunnen we nu heel gemakkelijk laten zien wat we aanbieden. Zo kan de gast alle opties al zien, een offerte aanvragen en reserveren. Het is heel gebruiksvriendelijk voor de gast.
Bobbe, restaurant- en eventmanager bij Vergulden Eenhoorn
De voordelen gaan echter verder dan gebruiksgemak. “MICE maakt het mogelijk om de beleving toe te spitsen op het type evenement,” vertelt Guido. “Bij bruiloften willen we iets uitgebreider en meer gepersonaliseerd presenteren, terwijl voor een vergadering een zakelijke toon prettiger is.”
“Dankzij MICE kunnen we de beleving van de klant op een eenvoudige manier optimaal faciliteren,” voegt Bobbe toe. “De behoeften van een bruidspaar liggen nu eenmaal anders dan die van een zakelijke aanvrager. MICE helpt ons hier perfect op in te spelen.”
Een verbeterde samenwerking
Dankzij de software van MICE is ook de samenwerking tussen de verschillende afdelingen van Vergulden Eenhoorn verbeterd. “We doen nog steeds een wekelijkse sheetmeeting,” aldus Guido. “Dan lopen we samen met collega’s van kantoor, de vloer, de keuken en de eigenaar alle reserveringen van komende anderhalve week door. Iedere uitvoerende afdeling heeft een eigen werklijst in MICE. Passen we last minute iets aan, dan komt deze aanpassing gelijk bij de juiste afdelingen terecht. Zo is alle communicatie rondom een evenement terug te vinden in MICE. Dit werkt super fijn en overzichtelijk.”
MICE brengt onze klanten de juiste beleving in het gehele traject, van aanvraag tot evaluatie. Intern biedt MICE ons overzicht, efficiëntie en meer tijd voor onze klanten en gasten.
Guido, salesmanager bij Vergulden Eenhoorn
