Hof van Aragon is een hotel, feestzaal en restaurant in het hart van Lier, België. Daarnaast bieden zij ook cateringservice op locatie. Hof van Aragon bestaat al meer dan 60 jaar en vroeger gebeurde alles dan ook nog met pen en papier. Later zijn zij met een systeem gaan werken en hebben daar ruim 15 jaar mee gewerkt, maar dit ontbrak toch aan bepaalde functionaliteiten. Inmiddels werken zij al een aantal jaar met MICE en hebben zij de organisatie rondom feesten en partijen een heel stuk efficiënter ingericht.
‘’De logische stappen die wij moeten volgen om een goede offerte en vervolgens een draaiboek op te kunnen stellen voor onze klanten, vinden wij direct terug in MICE", aldus Simon Rastelli, de inmiddels vijfde generatie manager bij Hof van Aragon. ‘’Dit loopt eigenlijk bijna gelijk aan de gesprekken die wij voeren met onze klanten in de voorbereiding van een evenement’’.
Hof van Aragon ontvangt veel groepen en werkt veel met arrangementen. ‘’Binnen no-time kunnen wij een offerte opstellen en versturen’’, vertelt Simon. ‘’Daarna is het ideaal dat we door middel van de automatische berichten zo’n groep kunnen blijven contacteren tot het daadwerkelijke evenement. Zo houden we contact en kunnen we de laatste zaken afstemmen, zonder al te veel inspanning.’’
Kalender & werkplanning
‘’De kalender in MICE is voor ons essentieel’’, zegt Simon ‘’Op onze locatie hebben we zes zalen en we kunnen nu in één oogopslag zien wat de beschikbaarheid hiervan is. Ook voor onze catering op locatie is deze functie cruciaal, we moeten dit goed kunnen plannen en deze functionaliteit maakt het super eenvoudig.’’
"Ook voor onze keuken biedt MICE een groot voordeel", vertelt Simon. ‘’We kunnen heel gemakkelijk per week een overzicht printen met de werkplanning voor de keuken. Niet relevante informatie voor de keuken kunnen we er gemakkelijk uit filteren en wijzigingen in een evenement worden automatisch op deze lijsten doorgevoerd.’’
De doorslag om met MICE te gaan werken, was het feit dat we wisten dat er ook echt een team achter de software zat, dit geeft ons vertrouwen.
Simon Rastelli, manager bij Hof van Aragon
Koppeling met het boekhoudsysteem
Hof van Aragon werkt sinds 2022 met MICE en bij het zoeken naar een nieuw systeem was het belangrijk dat er integratiemogelijkheden waren, vooral voor de boekhouding. ‘’Dit bespaart ons zoveel tijd’’, aldus Simon. ‘’We hoeven niet meer achteraf alle facturen nog op te maken, maar met een paar klikken wordt dit nu allemaal automatisch gedaan. We hoeven dit niet meer over te tikken in andere systemen, dit scheelt een hoop tijd en voorkomt fouten.’’
