De Avenue opende in 1996 haar deuren als dinnershowtheater in Breda. Vijf dagen per week draaiden ze dinnershows, tot 2017. De Avenue breidde zich uit naar een veelzijdige evenementenlocatie, met niet alleen dinnershows, maar ook jazzconcerten, bedrijfsfeesten, bruiloften, studentengala’s en meer. Eén ding blijft altijd overeind: elk evenement is anders dan anders.
Geen standaardpakketten, geen kant-en-klare draaiboeken; bij De Avenue draait ieder evenement om maatwerk. En dat lukt alleen als alles achter de schermen strak geregeld is. Daarom gebruiken ze sinds 2020 de software van MICE Operations.
Alles draait om overzicht – en dat begint bij de eventplanning
“Als het niet in MICE staat, is het niet gebeurd.” Ralph, de creatieve kracht achter de evenementen van De Avenue, vat het simpel samen. Waar ze vroeger worstelden met losse documenten en onoverzichtelijke planningen, werkt het team nu vanuit één systeem. “En dat maakt álles anders."
Geen dag is hetzelfde bij De Avenue. Het ene moment is er een bruiloft, het volgende een dinnershow of bedrijfsfeest. Juist daarom is een overzichtelijke planning onmisbaar. Alles – echt álles – is terug te vinden in MICE. Van salespersoneel tot floormanager en klusjesman: iedereen werkt vanuit hetzelfde systeem. Waarom dat zo belangrijk is? Ralph legt uit: “Als ik een offerte via mail stuur, weet alleen ik ervan. Maar plan ik een congres over drie weken, dan moet de personeelsplanner dat direct zien. Via MICE is iedereen altijd op de hoogte.”
Iedereen werkt in MICE vanuit zijn eigen rol
Met zoveel mensen in één systeem moet je slim omgaan met toegang en gebruikersrollen. “Voor de floormanager is het bijvoorbeeld niet relevant wat er betaald is voor een feest, maar hij moet wél precies weten wat er in het draaiboek staat.” vertelt Ralph. “De salesafdeling en boekhouder moeten juist weer alles rondom offertes en facturen kunnen zien, terwijl een stagiair alleen de zaalbeschikbaarheid checkt.” Dankzij de verschillende gebruikersrollen in MICE heeft iedereen altijd toegang tot de informatie die ze nodig hebben.
Eén systeem waar offertes, draaiboeken, facturen en de zaalagenda samenkomen — dat is echt goud waard.
Ralph, De Avenue
Wat vroeger een chaos was van losse documenten en systemen, is nu één overzichtelijk proces. “Eén systeem waar offertes, draaiboeken, facturen en de zaalagenda samenkomen – dat is echt goud waard. Dat maakt in onze vijf afdelingen vier processen al een stuk efficiënter," zegt Ralph.
De tekst gaat verder onder de foto. ⤵️
Van reactief naar proactief
De Avenue richt zich niet alleen op lopende evenementen, maar ook op het vullen van de agenda voor de toekomst. Daar hoort een slimme strategie bij. In het najaar zorgt de vaste programmering voor een bomvolle agenda, maar hoe zorg je ervoor dat ook de andere maanden goed gevuld zijn? Dat vraagt om actieve acquisitie.
Voorheen werkten ze vooral reactief: de telefoon ging, een aanvraag kwam binnen en het team handelde dat af. Maar inmiddels zoeken ze actief naar kansen. Dankzij het CRM-systeem kan het team slim inspelen op trends en potentiële klanten benaderen wanneer dat relevant is. "Een bedrijf dat vijf jaar geleden een jubileum bij ons vierde, viert er nu misschien weer een,” vertelt Ralph. “Dankzij MICE kunnen we dat eenvoudig terugvinden in het systeem en daar proactief op inspelen." Met een slimme taakplanning krijgt de salesafdeling automatisch een seintje om oud contact op het juiste moment opnieuw te benaderen.
Een bedrijf dat 5 jaar geleden een jubileum bij ons vierde, viert er nu misschien weer één. Dankzij MICE kunnen we dat eenvoudig terugvinden en daar proactief op inspelen.
Ralph, De Avenue
Lees meer over ons CRM voor evenementenlocaties.
Daarnaast helpt MICE om beter inzicht te krijgen in trends. Welke periodes zijn het drukst? Wat is de gemiddelde waarde van een offerte? Hoeveel worden er daadwerkelijk getekend? "We hebben al veel data in MICE," zegt Ralph, "het is nu een kwestie van slim inzetten. We hebben een beter overzicht van wat werkt en wanneer. Zo kunnen we strategischer en statistischer werken en de juiste beslissingen nemen."
Groter, vaker en meer
De Avenue wil blijven doen waar ze goed in zijn, maar dan groter, vaker en meer. Met twee zalen die maar één keer per avond benut kunnen worden, draait alles om slimme eventplanning om het maximale uit elke avond te halen. Dat betekent: de juiste doelgroep bereiken, indrukwekkende producties neerzetten en elk detail laten kloppen. MICE helpt daarbij, van dagelijkse organisatie tot inzicht in langetermijntrends en groeikansen.
