Ria Joosten Catering & Evenementen is al jaren een gevestigde naam in de horeca- en evenementenbranche. Wat begon als een bescheiden catering- en evenementenbedrijf is inmiddels uitgegroeid tot een full-service organisatie met een breed portfolio aan eigen en partnerlocaties. Of het nu gaat om een romantische bruiloft op het sfeervolle Kasteel Eyckholt of een groot bedrijfsfeest aan de Maas bij Café Ipanema, het team van Ria Joosten maakt van elk evenement een onvergetelijke ervaring.
Bij Ria Joosten Catering & Evenementen draait alles om maatwerk. Met een team van meer dan 100 medewerkers streven ze naar perfectie tijdens elk evenement, van de eerste offerte tot de laatste afwas. Deze toewijding zorgt ervoor dat ze altijd net een stapje extra zetten voor hun gasten.
Maar hoe meer locaties erbij kwamen, hoe moeilijker het werd om alles strak te organiseren. Toen Ria Joosten eind 2023 de exploitatie van Villa Flora Brightlands in Venlo overnam, realiseerde ze zich dat de manier van werken niet langer toereikend was. De communicatie tussen teams, het beheren van offertes en het bijhouden van de planning: alles vroeg om meer structuur voor de drie locaties Ipanema, Kasteel Eyckholt en Brightlands. De oplossing? De software van MICE Operations.
Een duidelijk overzicht van alle evenementen
Waar het maken van offertes en draaiboeken voorheen veel tijd kostte, kan dankzij MICE alles overzichtelijk worden beheerd vanuit een systeem. “Je moet in deze branche snel kunnen schakelen,” zegt Ria. “MICE helpt ons enorm om snel en precies te reageren op de wensen van onze gasten.”
De kalenderfunctie is voor ons goud waard. Die helpt dubbele boekingen te voorkomen en haalt verlopen opties automatisch uit de agenda.
Ria Joosten, eigenaresse Ria Joosten Catering & Evenementen
Met MICE kunnen Ria en haar team ervoor zorgen dat ieder evenement vlekkeloos verloopt. Offertes zijn snel gemaakt en binnen mum van tijd verzonden, draaiboeken worden eenvoudig samengesteld en gedeeld in het team en dankzij de verschillende koppelingen werken ze naadloos met verschillende systemen samen, zoals het boekhoudsysteem. “En daarnaast is de kalenderfunctie voor ons goud waard,” benadrukt Ria. “Die helpt dubbele boekingen te voorkomen en haalt verlopen opties automatisch uit de agenda.”
De software ondersteunt alle afdelingen en wordt breed ingezet door verschillende teams op diverse locaties. Bij Café Ipanema werken bijvoorbeeld twee Sales-medewerkers met MICE om de bijzonderheden van elk evenement te beheren. Ook bij (Villa Flora) Brightlands werken meerdere mensen in de software. De werklijsten en draaiboeken die automatisch worden gegenereerd in MICE vereenvoudigen de samenwerking en zorgen ervoor dat de partymanager gelijk aan de slag kan.
Automatisering als toekomst van event planning
De integratie van MICE heeft niet alleen de huidige processen geoptimaliseerd, maar biedt ook een goede basis voor toekomstige groei. Met het oog op de toekomst is Ria Joosten ervan overtuigd dat de automatisering ervoor zal zorgen dat het team efficiënt blijft samenwerken, ook als het bedrijf verder uitbreidt. “De software werkt zo intuïtief dat iedereen in het team ermee aan de slag kan,” vertelt Ria daarover. “Dankzij MICE kunnen we nu veel sneller schakelen. Het geeft ons de ruimte om echt aandacht te besteden aan de details die een evenement bijzonder maken.”
Dankzij MICE kunnen we nu veel sneller schakelen. Het geeft ons de ruimte om echt aandacht te besteden aan de details die een evenement bijzonder maken.
Ria Joosten, eigenaresse Ria Joosten Catering & Evenementen
