Pean-buiten is een vakantiepark in het waterland van Friesland met natuurhuisjes, waterlodges en een zeilschool. Daarnaast bieden ze de mogelijkheid om te vergaderen, teambuildingactiviteiten en diverse typen evenementen te organiseren.
Door de veelzijdigheid van het terrein hadden ze een gat in de organisatie voor het overzichtelijk plannen van alle evenementen, vertelt Esther, park- en eventmanager bij Pean-buiten. “We merkten dat we met onze bestaande systemen niet heel lekker uit de voeten konden. Voor de verhuur van onze vakantiehuizen aan particulieren gebruikten we een boekingssysteem. We verhuren ook boten die weer via een ander reserveringssysteem liepen. Groepsaccommodaties konden dan weer via beide systemen geboekt worden. Als we een evenement hadden, wat vaak ook weer samengaat met de verhuur van boten en huizen, moesten we alles in alle losse systemen knippen en plakken. Vervolgens moesten wij in Word een overzichtelijk draaiboek in elkaar zetten om alle informatie samen te krijgen en te kunnen delen. Een tijdrovende en vaak foutgevoelige klus.”
Via hun eigen netwerk is Pean-buiten eind 2023 bij MICE Operations terechtgekomen. Zo vertelt Esther: “Alle (meerdaagse) evenementen organiseren wij nu vanuit MICE, denk aan bruiloften, vergaderingen, schoolkampen, heidagen. We hebben nu één systeem dat visueel ook gewoon heel goed is ingericht, dit komt heel professioneel over naar de klant.”
Het grootste voordeel is voor ons echt dat we nu veel efficiënter werken en meer overzicht hebben. We werken niet meer vanuit alle verschillende systemen, maar vanuit één systeem.
Esther, park- en eventmanager bij Pean-buiten
Alles makkelijk overdraagbaar
Momenteel is Esther nog alleen verantwoordelijk voor het gebruik van MICE en bezig met een optimalisatieslag. “Er zijn zoveel mogelijkheden en dat willen we zo optimaal mogelijk voor onze organisatie inrichten. Het doel is dat straks ook heel gemakkelijk andere collega’s de evenementen kunnen oppakken.”
Esther vervolgt: “Gasten kunnen via de aanvraagmodule op onze website direct een offerte aanvragen. We hebben alles goed ingericht dus er kan daarna snel een mooie offerte en draaiboek worden gemaakt. Verder is alle communicatie terug te vinden in MICE, op deze manier is alles makkelijk overdraagbaar.”
Voorheen was ik verantwoordelijk om alle juiste informatie met alle collega’s te delen, dat hoeft niet meer. Iedereen kan in MICE zien wat er is gebeurd en hoe een event ervoor staat.
Esther, park- en eventmanager bij Pean-buiten
