In het Limburgse dorp Roosteren staat rijksmonument Kasteel Eyckholt. Deze historische locatie is het decor van verschillende (zakelijke) evenementen en een fine dining restaurant. Maar de echte magie van het kasteel komt vooral naar voren tijdens bruiloften. Omringd door prachtige tuinen vormt Kasteel Eyckholt een sprookjesachtige achtergrond voor de mooiste dag van elk bruidspaar.
Voor Ria Joosten, eigenaresse van Kasteel Eyckholt en het overkoepelende Ria Joosten Catering & Evenementen, draait het plannen van een bruiloft om persoonlijk contact. “Een bruiloft is een van de meest bijzondere dagen in het leven van een stel,” aldus Ria. “We willen ervoor zorgen dat alles perfect aansluit bij hun wensen. Daarom sturen we, zodra een bruidspaar een aanvraag doet, eerst algemene informatie over het kasteel zodat ze kunnen bepalen of onze locatie past bij hun visie.”
Maakt een bruidspaar de keuze om bij Kasteel Eyckholt te trouwen, dan wordt een persoonlijk gesprek op locatie ingepland. "We bespreken alle details: willen ze trouwen in de tuin of in de kapel? Is er een plan B bij slecht weer? Hoe zit het met het draaiboek van deze belangrijke dag? Alles wordt vastgelegd, zodat het bruidspaar nergens over hoeft na te denken op de grote dag en alles naar wens verloopt", legt Ria uit.
Een overzichtelijke planning dankzij MICE
Om de planning van iedere bruiloft soepel te laten verlopen, maakt Kasteel Eyckholt sinds 2022 gebruik van de software van MICE. Dit heeft het werkproces aanzienlijk efficiënter gemaakt. “Eerst maakten we draaiboeken in Word en Excel,” zegt Ria. “Dit was erg tijdrovend en foutgevoelig. Dankzij MICE kunnen we heel snel een persoonlijke offerte versturen, draaiboeken maken en makkelijk alle informatie per evenement bij elkaar houden in de werklijsten.” Daarnaast volgt het systeem automatisch op in communicatie. “14 dagen voor de bruiloft sturen we een herinnering en vragen we naar dieetwensen en het definitieve aantal gasten,” legt Ria uit. “Doordat dit automatisch gaat, kunnen wij ons meer focussen op de voorbereiding.”
MICE koppelt bovendien naadloos met het tafelreserveringssysteem Formitable. “Dankzij de koppeling met Formitable wordt een tafel of zaal automatisch geblokkeerd zodra we een offerte sturen,” zegt Ria. “Dit voorkomt dubbele boekingen en zorgt voor een soepele planning.”
Dankzij de koppeling met Formitable wordt een tafel of zaal automatisch geblokkeerd zodra men een offerte stuurt. Dit voorkomt dubbele boekingen en zorgt voor een soepele planning.
Ria Joosten, eigenaresse Kasteel Eyckholt
De kracht van persoonlijke aandacht
Ondanks de inzet van automatisering blijft persoonlijk contact bij Kasteel Eyckholt de basis. Een recente bruiloft laat zien hoe het team aandacht besteedt aan elk detail: “De bruid stond op het punt om naar het altaar te lopen, toen ze zich realiseerde dat ze haar boeket ergens had achtergelaten. Een van onze medewerkers rende om het op tijd te halen, zodat de bruid zich geen zorgen hoefde te maken.”
Deze zorgvuldige aandacht voor details wordt mede mogelijk gemaakt door MICE. Dankzij de software kan het team efficiënt alle informatie en communicatie beheren, wat hen helpt om in te spelen op onverwachte situaties. "Als een bruidspaar ons laat weten dat ze volledig hebben kunnen genieten zonder stress, weten wij dat we ons werk goed hebben gedaan," zegt Ria trots.
De toekomst van Kasteel Eyckholt: een nieuwe generatie en automatisering
Ria Joosten bereidt Kasteel Eyckholt voor op de toekomst en de nieuwe generatie. Het team heeft, mede dankzij de implementatie van MICE, een stevige basis om soepel samen te werken, ongeacht hun ervaring met digitale systemen. “De software is heel gebruiksvriendelijk en ondersteunt het hele team,” zegt Ria. “Zo kan de keuken altijd de laatste informatie vinden in de werklijsten en kan de partymanager snel aan de slag dankzij de overzichtelijke draaiboeken."
De nieuwe generatie medewerkers brengt bovendien een frisse blik op innovatie en automatisering met zich mee. Hoewel persoonlijk contact altijd centraal zal staan, ziet Ria hoe automatisering juist kan helpen om meer tijd en aandacht aan de wensen van de gasten te besteden. “Dankzij MICE kunnen we efficiënter werken en tegelijkertijd onze gasten de persoonlijke aandacht geven die hun dag zo bijzonder maakt,” concludeert ze.
Dankzij MICE kunnen we efficiënter werken en tegelijkertijd onze gasten de persoonlijke aandacht geven die hun dag zo bijzonder maakt.
Ria Joosten, eigenaresse Kasteel Eyckholt
