En problemfri introduktion til den østrigske verden af Scheiblhofer.

Vi tilføjer konstant flere kunder fra forskellige lande til vores kundebase, og Scheiblhofer Verdenen i Andau, Østrig, er en af dem. Bestående af Scheiblhofer vingård, vin-wellness-hotellet "The Resort" og restauranten "The Quarter" begyndte den familiedrevne virksomhed med fokus på vin, og udvidede gradvist med mulighed for overnatning, en restaurant og til sidst et hotel og en klatrepark.

Samuel Havel, IT-manager hos Scheiblhofer Verdenen, deler sine indsigter: "Da vi har mange lokationer og aktiviteter, hjælper MICE os med at administrere alle reservationer til arrangementer, møder, bryllupper, klatring, bueskydning og andre aktiviteter i et enkelt system. Med en række forskellige arrangementer giver softwaren os mulighed for at overvåge driften problemfrit på tværs af alle afdelinger, herunder eventteamet, F&B, køkken, fitness, reservation, reception og bryllupsplanlægning."

Skiftet til MICE Operations blev udløst af begrænsningerne i deres tidligere system - forældet, ikke brugervenligt og uden webbaserede løsninger. Eventplanlæggerne var frustrerede, og i marts 2023 begyndte Samuel at søge online efter ny software og fandt MICE Operations. Efter en times brug og test af vores gratis prøveadgang var han allerede overbevist om dets effektivitet for alle deres afdelinger. Før brugen af MICE var eventteamet nødt til at bruge timer på at skrive arbejdsark, mange oplysninger skulle indtastes flere gange på forskellige steder, og opdatering af antallet af gæster var meget kompliceret. De var virkelig utilfredse med det gamle system. Samuel bemærkede: 'Efter at have vist andre afdelinger mulighederne i MICE, var alle begejstrede!'

Implementeringen

Samuel fortalte: "Eventteamet og jeg samlede alle relevante oplysninger fra hver afdeling. Takket være min erfaring med forskellige softwareløsninger og MICE's brugervenlige interface forløb implementeringen problemfrit. Det var godt, at vi selv kunne gøre det, fordi vi så faktisk kunne lære softwaren at kende. Under implementeringen kunne jeg chatte direkte med MICE's supportteam. Nogle gange var jeg ikke helt sikker på, om den opsætning, jeg havde lavet, var korrekt, men de tjekkede den bare for mig, hjalp mig og kom med nogle bedre forslag. Fordi systemet er så brugervenligt, er implementeringen enkel. Der er også en online-database, som har hjulpet mig meget."

Samuel fortsætter: 'Efter implementeringen afholdt jeg træning for hvert team for at lære dem, hvordan de bedst kan bruge MICE. I starten havde kollegaerne en opadgående læringskurve, men overgangen fra papir og notesbøger til det brugervenlige online-system viste sig at være et godt valg. MICE's omfattende digitale tilbud, intuitive planlægnings tavler og problemfri e-mail-funktionalitet eliminerede behovet for ekstra løsninger. Evnen til at overskrive priser og etiketter for eksisterende arrangementer sparer enormt meget tid.'

Scheiblhofer er en østrigsk virksomhed med tysk som hovedsprog. Samuel citerer: 'MICE's fleksibilitet på engelsk og tysk er perfekt for os. Vi har også nogle internationale kollegaer, så det er nemt at skifte mellem forskellige sprog. Også for vores kunder er det perfekt, at vi kan sende vores tilbud både på tysk og engelsk, afhængigt af gruppen og deres præferencer.'

"En ekstra fordel for alle er, at vi nu rent faktisk har en prognose for kommende arrangementer. I vores tidligere system havde vi kun en kalendervisning og kunne se, at et arrangement var planlagt, f.eks. om tre uger, men vi kunne aldrig se alle detaljer og ekstra informationer. Vi var nødt til at gemme alle noter til arrangementet på forskellige skriftlige ark. Nu har vi en komplet oversigt."

Efter ni måneders brug af MICE udtrykte Samuel tilfredshed med løbende softwareopdateringer og nye funktioner. 'Vi er indtil videre super begejstrede og ser frem til at fortsætte dette samarbejde!'

Fotos af Monika Nguyen