DeFabrique er en tidligere foderstof-fabrik, som er over 100 år gammel. Området har været brugt som eventsted siden 2001 og består af 21 lader, siloer og haller. Eventstedet har plads til op til 3500 besøgende. DeFabrique arrangerer årligt cirka 300 (firma) arrangementer som kongresser, fester, messer, produktpræsentationer osv.
Artiklen fortsætter under videoen.
På jagt efter et 'Alt-i-et-system'
I 2020 blev der søgt efter forbedring af de systemer, der blev brugt på det tidspunkt. Projektleder Esmee Veldman siger: “Hver afdeling arbejdede med et forskelligt system. Ideen var, at alle disse separate systemer til sidst ville kommunikere med hinanden, men det var ikke muligt og ikke økonomisk holdbart. Problemet var derfor, at vi havde mange oplysninger på forskellige steder. Ved hver overførsel og ændring skulle vi gentage de samme oplysninger i de forskellige systemer. Det var tidskrævende og fyldt med fejl. Vi havde ikke oplysningerne samlet ét sted, så hvor fik vi vores tal og data fra? Det ene system var anderledes end i det andet.
Vi ledte efter et 'Alt-i-et-system', som alle kunne arbejde med, så alle oplysninger ville være sikret ét sted. Til sidst landede vi hos MICE!
Esmee Veldman, Projektleder
Derfor ledte de efter et firma, der også kunne tilbyde skræddersyede løsninger. “MICE Operations kunne implementere dette meget godt”, siger Esmee. “De tilbød os en meget klar løsning, men også muligheden for at tænke med os om mulighederne.”
Implementering
Derfor blev de også inddraget i at forsøge at løse problemet med vores forskellige integrationer. “Vi kunne ikke fortsætte med forskellige systemer, så vi skiftede helt fra den ene dag til den anden”, siger Esmee. “Da vi tidligere havde arbejdet med så mange forskellige systemer, overvejede vi først, hvilke funktioner fra vores gamle systemer vi anså som nødvendige, for vores nye software. Med et udvalgt team af kollegaer gik vi i gang med det forberedende arbejde. Til sidst uddannede vi hele teamet og skiftede til MICE inden for to uger.”
Cirka halvtreds medarbejdere fra DeFabrique arbejder i øjeblikket med MICE; det er alle forskellige typer af brugere. Esmee fortæller: “Vores salgs- og eventproduktionsafdeling udfører det forberedende arbejde til et event. De koordinerer med kunden, hvordan eventet til sidst vil se ud. Derudover har vi folk, der beskæftiger sig med indkøb og planlægning, og endelig er der mange kollegaer, der primært skal kunne læse en klar oversigt over eventet.” Alle arbejder derfor på forskellige måder med softwaren. Esmee: “At lære at arbejde med MICE fungerer godt. Alle skal selvfølgelig finde deres egen måde, men generelt går det meget nemt. Det er meget overskueligt og brugervenligt. MICE er virkelig et system, der tænker for dig.”
Sammen med MICE søger vi konstant efter muligheder for at udvikle os, i sammenspil med softwaren. Det føles virkelig som en proces, vi går igennem sammen.
Marleen van der Hoek, Teamleder Salg og Eventproduktion
Da Marleen van der Hoek begyndte som teamleder for salg og eventproduktion hos DeFabrique i 2019, var hendes første udfordring også, at der var så mange forskellige systemer. “Det var bestemt gode programmer, men det faktum, at de ikke var forbundet, førte til ekstra arbejde, og det var nogle gange frustrerende. Efter skiftet til MICE er alt blevet meget mere overskueligt. Vi har skabt en arbejdsmetode, som alle kan arbejde med. Hvis en af vores medarbejdere er fraværende, på ferie eller syg, kan vi andre nemt fortsætte: Alle oplysninger er i MICE. Vi behøver ikke længere at lede efter status for et event i en kollegas indbakke, men vi har sørget for, at alt er at finde i MICE. Det gør MICE virkelig værdifuld for os.”
Inden for få minutter kan vi sende vores kunder et digitalt, personligt tilbud.
Marleen van der Hoek, Teamleder Salg og Eventproduktion
Et andet stort plus set fra Marleens synspunkt er de tilbud, hun kan oprette med MICE. Hun siger: “Det digitale tilbud fungerer godt for vores kunder og ser også godt ud. Derudover kan vi tilpasse tilbuddet til vores forskellige typer af events. Tilbuddet til et aftenarrangement ser for eksempel anderledes ud end til en kongres. Inden for få minutter kan vi sende vores kunder et digitalt, personligt tilbud.”
Samarbejde og skræddersyede løsninger
“Hvis vi har små uklarheder eller problemer ved den daglige brug af MICE, henvender vi os altid direkte til MICEs supportafdeling. Svaret på sådanne spørgsmål kommer altid hurtigt via chatten, så vi kan fortsætte arbejdet med det samme. Større problemer som ekstra funktioner i systemet løses sammen med MICE Operations. Der tænkes altid godt over løsninger. Vi som kunder bliver virkelig taget alvorligt. Det er en løbende proces.”
