Meetables er en platform med 23 high-end-venues. Meetables driver, rådgiver og støtter et udvalgt udvalg af ekstraordinære konferencecentre i området omkring Amsterdam, Utrecht og Rotterdam. Meetables har eksisteret siden 2012.
Jacintha Ruppert, Managing Partner hos Meetables, startede selv med et konferencested. Det sted gik så godt, at der kort tid efter blev tilknyttet to yderligere steder. Samarbejdet mellem de forskellige steder resulterede i Meetables. Der opstod hurtigt behov for mere oversigt pr. sted, men også for en fælles oversigt.
Artiklen fortsætter under videoen.
Jeg kan kun sige, at MICE giver dig meget. Ikke kun mersalg og et professionelt udseende, men også bogstaveligt talt tid, og tid er penge.
Mickey Dekker, Managing Partner Meetables
For disse high-end-venues er der nogle kriterier, der er vigtige for at tilmelde sig Meetables. Som Mickey Dekker forklarer: "Vi ser altid på stedets beliggenhed: Er det let tilgængeligt, kan folk parkere nemt? Men frem for alt: Hvad er kvaliteten af stederne? Hvordan er gæstfriheden og komforten? Hvad med kvaliteten af mad og drikke? Derudover er det lige så afgørende at sikre kundetilfredshed og tage sig af arrangementets organisering" Når et sted opfylder alle disse betingelser, kan det blive et Meetables-sted.
Skiftet til MICE
Meetables har oplevet en stærk vækst i de seneste år. "Meetables-stederne er ikke konkurrenter, men styrker hinanden. Vi gør det virkelig sammen", siger Mickey. I mellemtiden har Meetables en database med cirka 5000 til 6000 potentielle kunder.
Meetables har allerede arbejdet med andre softwareløsninger, men det fungerede ikke altid ideelt. "Især for små steder, der også er tilsluttet Meetables, var de tidligere systemer nogle gange for komplekse eller for dyre," siger Jacintha. "Til sidst fandt vi MICE i slutningen af 2018 og besluttede i 2019 at skifte gradvist til MICE."
Oplev hvor ukompliceret MICE er.
Prøv det gratis i 14 dage
Prøv det nu
14 dage gratis.
Ingen forpligtelser.
Med cockpitmodulet har eventstederne ikke adgang til hinandens data. Vi deler dog bevidst kundedatabasen kollektivt.
Jacintha Ruppert, Ejer af Meetables
Central oversigt med Cockpit-konto
Jacintha: "En af hovedårsagerne til dette skift var den såkaldte Cockpit-struktur, som MICE har. Dette giver os mulighed for centralt at holde styr på, hvad der sker på hvert enkelt sted, og hurtigt se tilgængeligheden af de forskellige steder. Derudover er der mulighed for nemt at anmode om lækre digitale tilbud, hvor vi kan tilføje vores egne fotos. Dette giver vores kunder et godt indtryk af stedet, hvilket er meget vigtigt for os."
Problemfri implementering
Når et konferencested tilslutter sig Meetables, får det straks mulighed for at arbejde med MICE. Hvert Meetables-sted har adgang til softwaren. Mickey Dekker, Managing Partner hos Meetables, siger: "Vi opsætter basen for dem. Derefter får stedet en demo af MICE, mens vi fra Meetables også altid er tilgængelige i baggrunden for spørgsmål og hjælp."
Wendy tilføjer: "Vi ser sammen på, hvordan stedet kan bruge softwaren så effektivt som muligt. Vi gennemgår hele arbejdsstrukturen på et sted, lige fra forespørgsler til fakturering."
Som event manager hos 12Gather kunne jeg arbejde med systemet på kort tid. Det viser virkelig, hvor brugervenligt det er.
Helma van Heerikhuize, event manager hos 12Gather
Et godt eksempel på dette er konferencestedet 12Gather i Ankeveen. 12Gather har været tilsluttet Meetables siden juni 2022. Det, der gør dette sted unikt, er, at det er en rund bygning, hvilket er meget interessant for arrangementer, der f.eks. har fokus på teambuilding.
En stemme for alle steder
I mellemtiden arbejder 23 Meetables-steder i et MICE-"miljø". "Når vi delvist opsætter MICE, kan vi som Meetables også fastlægge en bestemt "stemme" for alle stederne," forklarer Mickey. "Selvfølgelig tilføjer alle steder stadig deres eget touch, men det er genkendeligt som et Meetables-sted, og det er vigtigt for os. Denne mulighed er en meget stærk funktion i MICE."
Vi kan få alt fra et system. Tænk f.eks. på køkkenlister eller bestillinger til en ekstern leverandør.
Wendy Verheul, Event konsulent hos Meetables
De største fordele
"Oversigt er den største fordel for os. Vi kan se i et øjekast, hvilke steder der er tilgængelige, og hvilke der ikke er," siger Mickey. "Derudover kan vores steder få alt fra et system. Tænk f.eks. på køkkenlister eller bestillinger til en ekstern leverandør. Du behøver ikke længere manuelt overføre en separat bestilling til din catering. Hvis du indtaster det korrekt i systemet, kan du sende kun det direkte videre. Det sparer tid og minimerer fejl."
Og det er ikke alt: "Også beskedoversigten fungerer super godt," siger Mickey. "Den blev for nylig opdateret og fungerer nu endnu bedre. Det er f.eks. meget rart, at beskederne er knyttet til dine arrangementer. Du behøver ikke længere skifte fra Outlook til din kalender, din tidsplan eller hvad det nu måtte være. Det gør MICE meget overskueligt."
God investering
Wendy: "Hvis du har en velfungerende venue og finder ud af, at oprettelsen af tilbud tager for lang tid, så er MICE virkelig en meget god investering. Det sparer så meget tid! Det gælder ikke kun for tilbudsprocessen, men også for faktureringsprocesserne; hvis du skal gøre alt manuelt og beregne, hvor meget tid du bruger på det, kan jeg kun sige, at MICE giver dig meget. Ikke kun med hensyn til ekstra salg og et professionelt udseende, men også bogstaveligt talt tid og tid er penge."
