Wir fügen immer mehr Kundinnen und Kunden aus vielen Ländern zu unserer Kundenbasis hinzu, und The Scheiblhofer World im österreichischen Andau, gehört dazu. Der Familienbetrieb Weingut Scheiblhofer, bei dem sich alles um Wein dreht, wurde im Laufe der Jahre durch das Wein-Wellness-Hotel "The Resort", das Restaurant "The Quarter" und sogar einen eigenen Kletterpark erweitert.
Samuel Havel, IT-Manager bei The Scheiblhofer World, berichtet über seine Erfahrungen: "Da wir viele Locations und Aktivitäten haben, hilft uns MICE, alle Buchungen für Veranstaltungen, Meetings, Hochzeiten, Klettern, Bogenschießen und andere Fitnessaktivitäten in einem einzigen System zu verwalten. Mit einer Vielzahl von kombinierten Veranstaltungen ermöglicht es uns die Software, den Betrieb mühelos über alle Abteilungen hinweg zu überwachen, einschließlich des Eventteams, F&B, Küche, Fitness, Reservierung, Rezeption und Hochzeitsplanung."
Der Anlass für den Umstieg auf MICE Operations waren die Einschränkungen ihres vorherigen Systems: veraltet, benutzerunfreundlich und ohne webbasiertes Tool. Die Eventplaner waren frustriert, sodass Samuel im März 2023 begann, online nach neuer Software zu suchen. Da fand er MICE Operations. Nach einer Stunde Ausprobieren und der kostenlosen Testphase war er bereits davon überzeugt, dass MICE Operations für alle Abteilungen zweckmäßig ist. Vor der Verwendung von MICE musste das Eventteam stundenlang Funktionsblätter schreiben, viele Informationen mussten an mehreren Stellen mehrmals eingegeben werden und die Aktualisierung der Anzahl der Gäste war sehr kompliziert. Alle waren wirklich unzufrieden mit dem alten System. Samuel bemerkte: "Nachdem ich anderen Abteilungen die Möglichkeiten in MICE gezeigt hatte, waren alle begeistert!"
Die Implementierung
Samuel bemerkte: "Das Eventteam und ich haben alle für uns wichtigen Informationen aus jeder Abteilung zusammengetragen. Dank meiner Erfahrung mit verschiedenen Softwarelösungen und der benutzerfreundlichen Oberfläche von MICE verlief die Einführung wie am Schnürchen. Es war gut, dass wir alles selbst machen konnten, weil wir die Software dadurch gleich kennenlernen konnten. Bei der Implementierung konnte ich direkt mit dem Supportteam von MICE chatten. Manchmal war ich mir nicht ganz sicher, ob ich die richtigen Einstellungen vorgenommen hatte, aber sie haben das gleich für mich geprüft, mir geholfen und einige bessere Vorschläge gemacht. Da das System so benutzerfreundlich ist, ist die Implementierung einfach. Es gibt auch eine Online-Wissensdatenbank, die mir sehr geholfen hat."
Da das System so benutzerfreundlich ist, lässt es sich einfach implementieren.
Samuel Havel, IT-Manager bei The Scheiblhofer World
Samuel fährt fort: "Nach der Implementierung habe ich Einweisungen für jede Abteilung organisiert, um allen beizubringen, wie sie MICE am besten nutzen können. Anfangs hatten Kollegen eine Lernkurve, aber der Übergang von Papier und Notizblöcken zum benutzerfreundlichen Online-System hat sich gelohnt. Durch die umfassenden digitalen Angebote von MICE, die intuitiven Planungsansichten und die nahtlose E-Mail-Funktionalität sind zusätzliche Funktionsblätter überflüssig geworden. Die Möglichkeit, Preise und Angaben für bestehende Veranstaltungen zu überschreiben, spart enorm viel Zeit."
The Scheiblhofer Wold ist ein österreichisches Unternehmen mit Deutsch als Geschäftssprache. Samuel freut sich: "Die Flexibilität von MICE in Englisch und Deutsch ist für uns ideal. Wir haben auch einige internationale Kollegen, sodass wir problemlos zwischen den verschiedenen Sprachen wechseln. Auch für unsere Gäste ist es perfekt, dass wir unsere Angebote sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch versenden, denn dadurch werden wir jeder Gruppe und ihren Vorlieben gerecht."
Die Flexibilität von MICE in Englisch und Deutsch ist für uns ideal.
Samuel Havel, IT-Manager bei The Scheiblhofer World
"Ein zusätzlicher Vorteil für alle ist, dass wir jetzt tatsächlich eine Prognose zu den bevorstehenden Events haben. In unserem vorherigen System hatten wir nur eine Kalenderansicht und konnten sehen, dass eine Veranstaltung geplant war, zum Beispiel in drei Wochen, aber wir konnten nie alle Details und zusätzlichen Informationen sehen. Wir mussten alle Notizen für die Veranstaltung in verschiedenen schriftlichen Arbeitsblättern festhalten. Jetzt haben wir eine vollständige Prognose."
Nachdem Samuel MICE jetzt neun Monate genutzt hat, ist Samuel zufrieden mit den kontinuierlichen Softwareupdates und den neuen Funktionen. "Wir sind bisher echt begeistert und freuen uns auf die Fortsetzung dieser Zusammenarbeit!"
Fotos von Monika Nguyen
